مقاله بررسی مدیریت تجارت یکپارچه ERP در word دارای 91 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد مقاله بررسی مدیریت تجارت یکپارچه ERP در word کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی می باشد.
این پروژه توسط مرکز مرکز پروژه های دانشجویی آماده و تنظیم شده است
توجه : در صورت مشاهده بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله بررسی مدیریت تجارت یکپارچه ERP در word،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد
بخشی از متن مقاله بررسی مدیریت تجارت یکپارچه ERP در word :
مدیریت‌تجارت یکپارچه
فهرست:
مقدمه
فصل اول
(1_1)تعریف ERP
(2_1)نقش سیستمهای اطلاعاتی در موسسات تولیدی و صنعتی
فصل دوم
(1_2)سیر تکامل سیستمهای اطلاعاتی
(2_2) -سیستمهای Batch در کامپیوترهای مرکزی
(3_2)- سیستمهای OnLine در کامپیوترهای سازمانی(تک کاربره)
(4_2)- تفکیک DATA ازبرنامه ها وراه اندازی مراکز سرویس داده
(5_2)- راه اندازی مراکز سرویس برنامه(Application Server)
(6_2)- سیستمهای اطلاعاتی Web Based
فصل سوم
(1_3)جایگاه ERP در لایه های نرم افزاری وسیستمهای اطلاعاتی
فصل چهارم
(1_4)تاریخچه و سیر تکاملی سیستمهای ERP
(2_4)- سیستمهای اطلاعاتی دهه 60
(3_4)- سیستمهای اطلاعاتی دهه 70(Material Requirement
Planning)
(4_4)- سیستمهای اطلاعاتی دهه80(Manufacturing
Resource Planning) MRPII
(5-4)- سیستمهای اطلاعاتی دهه 90 (Money Resource
Planning) MRPIII و ERP
فصل پنجم
(1_5)آشنایی کامل با ERP
(2_5) منافع حاصل ازپیاده سازی ERP
(3_5)مهندسی مجدد سازمان (BPR)
ERP(5_4) چگونه می تواند کسب و کار یک شرکت را بهبود بخشد؟
(5_5)دلایل به کارگیری(ERP)
ERP (5_6) و رضایت کاربران
فصل ششم
(1_6)یک پروژه ERP چقدر زمان می برد؟
ERP (6_2) چه مشکلی را از کسب و کار من حل می کند؟
(6_3)هزینه واقعی ERP چقدر است؟
(6_4)چه زمانی نتیجه(ERP)مشخص می شود و این نتیجه در چه مقیاسی خواهد بود؟
(6_5)هزینه های پنهان ERP
1-آموزش
2- یکپارچه سازی و آزمایش:
3- تبدیل داده ها :
4 -تجزیه و تحلیل داده ها:
5-حدود کاری مشاوران:
6- بکارگیری بهترین و کارآمدترین افراد:
7-تیم پیاده سازی هرگز از کار باز نمی ایستد:
8 – صبور بودن در انتظار برای بازگشت سرمایه:
9- نزول پس ازشروع بکار ERP :
فصل هفتم
منابع‌مورد استفاده
دیباچه
از آنجائیکه محیط کسب وکار عصر اطلاعات فعلی رقابت شدیدی را در اخذ اطلاعات و دانش ایجاد نموده است ،ضرورت دارد سیستم ها ی اطلاعاتی سازمانها تا حد ممکن پیوستگی خود را حفظ کند وچنانچه بخواهند از هم جدا و به صورت جزیره های اطلاعاتی مستقل کار کنند اطلاعات مطلوبی از آنها نمیتوان استخراج کرد.
بسیاری از متخصصان ITبر این عقیده اند که تنها بخشی از اطلاعات سازمان در فرآیند های تصمیم گیری مورد استفاده قرار می گیرد، و بسیاری از آنها به علت فقدان متخصصان فن همچنان بی استفاده باقی می ماند .
مانند گازهای ذیقیمتی که به علت فقدان امکانات با بی توجهی تصمیم گیران سالها بر سر چاههای نفت سوزانده میشوند . بنابر این هر ابزاری ازIT که بتواند به سازمانها در جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمند ترین منبع آن کمک نماید ، ودر عین حال سازمان را در جهت حرکت از حالت وظیفه گرائی سنتی به سمت فرایند گرائی یاری کند میتواند در بهبود روشهاو افزایش بهره وری منابع سازمان موثر واقع شود .
فناوری اطلاعات(IT) ومهندسی مجدد فرایندهای عملیاتی (BPR) دو ابزار حیاتی در جهت توسعه کیفی و کمی سازمانها برای گردآوری وبهره وری اصولی از منابع اطلاعاتی است .
راه حلهایERP در حال حاضر مناسبترین بستر و ابزار در هر دو جهت فناوری اطلاعات و مهندسی مجدد فرایندها است.
مقدمه
رشد غیر قابل پیش بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی ازجمله الکترونیک، کامپیوتر، مخابرات و ; صورت گرفته، بر جنبه های مختلف عملکرد سازمانها تاثیرات شگرفی داشته است. همزمان با این تغییرات، محیط فعالیت سازمانهای مختلف پیچیده تر شده و به همین جهت نیاز به سیستمهایی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطلاعات را در بین آنها تسهیل کند، افزایش چشمگیری یافته است. این سیستمها که در مجموع به سیستمهای سازمانی Enterprise Systems (ES) معروف هستند، زمینه ای را فراهم آورده اند که مدیران بتوانند در تصمیم گیری های مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند.
از اوایل دهه 1990 میلادی، ظهور نرم افزارهای یکپارچه ای تحت عنوان Enterprise Resource Planning (ERP) با هدف قراردادن سازمانهای بزرگ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند. این نرم افزارهای بسیار قدرتمند، پیچیده و گران قیمت، سیستمهای از پیش طراحی شده ای هستند که پس از اندک تغییراتی در آنها ( Customization ) توسط مشاوران پیاده ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی، پیاده سازی و اجرا می شوند. در بسیاری از موارد سازمانها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم افزارها، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند
فصل اول
(1_1)تعریف ERP
ERP یا Enterprise Resource Planning یک بسته نرم افزاری است که تمامی فرایندهای اصلی تجاری در تمام صنایع را پوشش میدهد.و آخرین راهکار تکنولوژی اطلاعات جهت تامین نیازهای انفورماتیکی سازمانها وموسسات وبرنامه ریزی بهینه منابع آنها با نگرش توام درون وبرون سازمانی می باشد.
نرم افزار برنامه ریزی منابع شرکت یا همان ERPدر واقع آن چیزی که از نامش بر می آید نیست. برنامه ریزی را فراموش کنید – چون این کار را انجام نمی دهد- منابع را نیز که واژه ای مستعمل است به کنار می گذاریم. هدف دگرگون ساختن روش کاری شرکت است. ماموریت اصلی ERP این است که تمام زیر مجموعه ها و توابع یک سازمان را در یک سیستم کامپیوتری که می تواند به تمام نیازهای آنها پاسخ دهد گردآوری کند.
طراحی نرم افزاری که همزمان نیازهای افراد در امور مالی ،منابع انسانی و انبارداری را جوابگو باشد به هیچ وجه آسان نیست.هرکدام از این اجزا ، معمولا سیستم کامپیوتری مخصوص به خود دارند،که هر یک با روش بخصوصی که آن بخش نیاز دارد سازگار است ؛ ولی ERP همه آنها را ترکیب می کند: برنامه نرم افزاری یکپارچه، که پایگاه داده های یگانه ای ایجاد می کند که توسط آن قسمتهای مختلف می توانند به سهولت اطلاعات را با هم به اشتراک بگذارند و با یکدیگرارتباط بر قرار کنند. این رویکرد مجتمع می تواند نتایج فوق العاده ای در پی داشته باشد ؛ لازمه این امر پیاده سازی صحیح برنامه توسط شرکتها است.برای مثال سفارش یک مشتری را در نظر بگیرید.
معمولأ هنگامی که مشتری سفارش خود را ارائه می دهد سفری طولانی که بیشتر روی کاغذ است آغاز می شود ، از این قسمت به آن قسمت فرستاده می شود ودر طی راه بارها در سیستم های کامپیوتری بخشهای مختلف ثبت و مجددأ ارسال می گردد. این امر سبب تاخیر یا گم شدن سفارشها می شود .همچنین در سیستم کامپیوتری هر بخش احتمال رخ دادن اشتباه در ثبت وجود دارد . در این فاصله هیچ یک از کارکنان شرکت بدرستی از وضعیت سفارش در یک مرحله بخصوص اطلاع ندارد.
برای مثال بخش مالی سازمان نمی تواند به سیستم کامپیوتر انبار راه یابد تا بررسی کند که آیا کالای مورد نظر ارسال شده یا نه؟ « باید با انبار تماس بگیرید » ترجیع بند معروفی است که در جواب مشتری منتظر بکار برده می شود.
ERP دارای ماژول های از پیش ساخته شده ای است که برخی از بهترین فرآیندهای اجرایی در دنیا برای هر فعالیتی را ترکیب و پیشنهاد می کند. مثلاً بخش مالی، منابع انسانی، تولید و انبار ماژولهای جداگانه خود را دارند که وظایفشان را با استفاده از آنها انجام می دهند. در عین حال این قسمت ها با یکدیگر در ارتباط هستند و می توانند از اطلاعات یکدیگر استفاده کنند.
به عنوان مثال یک کارمند امور مالی می تواند به درون سیستم انبار دسترسی یابد و وضعیت ارسال یا فعالیتهای مربوط به یک سفارش خاص را مشاهده کند. اغلب عرضه کنندگان سیستم های ERP ماژولهای مختلف را مستقل از یکدیگر و بدون نیاز به خرید و نصب کل سیستم ارائه می کنند. در این صورت تهیه بقیه ماژولها را می توان به آینده موکول کرد.
(2_1)نقش سیستمهای اطلاعاتی در موسسات تولیدی و صنعتی
در دهه های گذشته مدیران واحدهای صنعتی وتولیدی با روشهای سنتی، عملکرد مجموعه تحت امر خود را کنترل می نمودند . با توجه به افزایش حجم فعالیتهاوتوسعه سازمانها،استفاده از روشهای سنتی دیگر جوابگو نیازهای اطلاعاتی موسسات نبوده ونیازهای اطلاعاتی را برآورده نمی سازد. با توجه به گسترش تکنولوژی امروزه استفاده از روشها و ابزار مختلف در مدیریت مدرن جایگاه خاصی دارد. کامپیوتر از جمله ابزاریست که بصورت گسترده ای جهت هدایت وکنترل عملیات وفعالیتها مورد استفاده قرار می گیرد.
فصل دوم
(1_2)سیر تکامل سیستمهای اطلاعاتی
در ادامه مطالب به بررسی سیر تکامل سیستمهای اطلاعاتی می پردازیم:
(2_2) -سیستمهای Batch در کامپیوترهای مرکزی
این سیستمها در زمان خود دارای قدرت زیادی بوده واطلاعات ارزنده ای در اختیار صاحبان صنایع قرارمی داد. و ازآنجا که درآن دوران رقبای بازاردرحد محدودی بود بحث به روز بودن اطلاعات مهم نبود.در این قبیل سیستمها که امروزه نیز برای جمع آوری اطلاعات دوره ای دربعضی مراکزاستفاده می شود
اطلاعات در محیطهای مختلف جمع آوری میشود وهنگام استفاده از اطلاعات از آن محیط ها به یک کامپیوتر مرکزی انتقال داده شده وپردازش می شود وگزارش مورد نظر را در اختیار کاربر قرار می دهد. از معایب عمده این سیستمها این است که هیچ وقت آخرین اطلاعات در دسترس مدیران نخواهد بود وهمیشه به صورتBatch پردازش می شوند . یعنی بین ورودی های اطلاعات وخروجی آن یک خلا وجود دارد.
(3_2)- سیستمهای OnLine در کامپیوترهای سازمانی(تک کاربره)
دراین سیستمها اطلاعات به صورت پراکنده در کل سازمان به صورت OnLine موجود می باشد وتقریبا اطلاعات در اختیار همه سازمان قرار دارد .
این سیستمها از لحاظ به روز بودن جوابگوی نیاز سازمانهای تولیدی می باشد ولی از ایرادهای وارده به این سیستمها می توان بحث دسترسی همه سازمان به اطلاعات را عنوان کرد .زیرا دیگر دراین سیستمها طبقه بندی اطلاعات وجود ندارد وهمه افراد تقریبا به همه اطلاعات دسترسی دارند البته از طریق همان کامپیوتری که برنامه برروی آن به صورت Single نصب شده است .
ایراد دیگری که به این سیستمها می توان گرفت این است که از آنجا که این سیستمها به صورت تک کاربره کار می کنند رویه ورود اطلاعات در سازمانهای بزرگ بسیار مشکل و طاقت فرساست زیرا مسئولیت ورود اطلاعات به عهده یک نفر واز روی یک کامپیوتر خواهد بود .
این امر طراحان سیستمهای اطلاعاتی را برآن داشت تا به فکر راه اندازی سیستمهای اطلاعاتی چند کاربره بیافتند تا درآن تقسیم کارانجام گیرد.
(4_2)- تفکیک DATA ازبرنامه ها وراه اندازی مراکز سرویس داده
مشکلات ومسائل سیستمهای قبلی، طراحان سیستمهای اطلاعاتی را وادار به طراحی وساختن سیستمهایی نمود که بتوانند در سازمانها به صورت چند کاربره مورد استفاده قرارگیرند وبه طور همزمان چند کاربر از ایستگاههای مختلف کاری بتوانند وظیفه ورود اطلاعات را انجام دهند.و از طرفی دسترسی به اطلاعات به طور طبقه بندی شده وبه صورت Online باشد.
از مشخصات بارز این سیستمها این است که Data برروی کامپیوتری که به عنوانDataBase Server می باشد قراردارد وبقیه کامپیوترهای سازمان به عنوان میهمان از این کامپیوتر مرکزی استفاده می نمایند.
(شکل 12_)
از دیگر محاسن این سیستمها این است که داده ها در جای امنی قراردارندکه از دسترسی کاربران غیر مرتبط به دور می باشد و امکان خرابی اطلاعات به حداقل میرسد از طرفی امکان دستیابی به تمام اطلاعات سازمان برای کاربران مرتبط ومجاز به آسانی مهیاست .ولی هنوز مشکلاتی بر سر راه طراحان سیستمهای اطلاعاتی وجود دارد وآن اینکه به علت قرار گرفتن برنامه ها برروی کامپیوترهای میهمان خطر خرابی برنامه ها و ویروسی شدن آنها وجود دارد از طرفی پشتیبانی این سیستمها بسیار هزینه بر می باشد. و در مواقعی که تعداد تراکنش داده ها زیاد میباشد به علت کندی خطوط ارتباطی وحجم داده انتقال داده شده باعث کندی دسترسی به اطلاعات می گردد.
ولی باز هم طراحان سیستمها دست از کار نکشیدند و به دنبال راه حل برای مسائل قبلی گشتند. شرکتهای برنامه نویس وطراحان سیستمهای اطلاعاتی ، کمک وهم فکری شرکتهای سخت افزاری وشرکتهای ارائه دهنده راهکارهای شبکه ای را نیز در کار طراحی خود دخیل نمودند تا به بهترین نحوی بتوانند با کمک واستفاده از راهکارهای تکنیکی این مسائل را نیز حل نمایند وحل کردن این مسائل باب جدیدی را در طراحی سیستمهای اطلاعاتی جهت شرکتهای ارائه دهنده سیستمهای اطلاعاتی باز نمود.
(5_2)- راه اندازی مراکز سرویس برنامه(Application Server)
دراین سیستمها که مباحث جدیدی را در زمینه برنامه نویسی سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی می کند داده های اطلاعاتی سازمان برروی یک کامپیوتر قراردارد(َِDataBase Server) ومانند روش قبل پشتیبانی می گردد. ولی دسترسی به این اطلاعات به صورت مستقیم نمی باشد وبرنامه های کاربردی برروی کامپیوتری که به عنوان Application Server می باشد قراردارد ودسترسی به اطلاعات از طریق برنامه هایی که برروی این کامپیوتر قرار دارد امکان پذیرخواهد بود. وظیفه این کامپیوتر ارتباط دادن کامپیوترهای میهمان به کامپیوتر مرکزی مربوط به دیتا میباشد.
وبرنامه نویسان با بسط دادن این مباحث به سراغ برنامه های سه لایه و چند لایه رفتند بدین معنی که بار پردازش هارا برروی نقاط مختلف شبکه ها تقسیم نمودند.
تا اینجا سیستمهای اطلاعاتی جوابگوی سیستم های درون سازمانی بوده ولی هنوز ارتباط اطلاعاتی داخلی می باشد و در چرخه اطلاعات از رقبای بازار و از تامین کنندگان هیچ خبری نیست پس باید سیستمهای اطلاعاتی به گونه ای طرح گردند که بتوان از اطلاعات برون سازمانی نیز استفاده کنند.
(شکل-2 2)
(6_2)- سیستمهای اطلاعاتی Web Based
همانطور که مشاهده گردید تا اینجا سیستمهای اطلاعاتی تقریبا نیاز سازمانهای کوچک تجاری وصنعتی را که بحث رقابت وبازار برایشان زیاد مهم نباشد را جوابگوست وبرای شرکتهائی که ارتباطات خارجی زیادی ندارند در حد مطلوبی کارآمد می باشد. ولی آیا این سیستمها قابلیت این که از خارج از سازمان بتوان از آنها استفاده نمود را دارند یا خیر ؟
این سوال باعث شد تا طراحان سیستمهای اطلاعاتی به فکر طراحی سیستم هایی بیافتند که به صورت OnLine بتوان از بیرون سازمان با آنها ارتباط برقرار نمود. همچنین این سیستمها قادر باشند چنانچه قسمتهائی از آنها در خارج از سازمانها باشد با آنها هم پوشانی اطلاعات انجام دهند و بتوانند اطلاعات را بین یکدیگر رد وبدل نمایند.
برای مثال می توان اینگونه تصور نمود که فرض کنید یک سازمان تولیدی کارخانه اش در مشهد باشد و فروش وخدمات پس از فروش آن در تهران بدین ترتیب برنامه های مربوط به برنامه ریزی مواد و تولید سیستم اطلاعاتی آن در مشهد خواهد بود و برنامه های مربوط به فروش وخدمات پس از فروش آن در تهران . حا ل سیستم مورد نظر باید به گونه ای باشد که این برنامه ها و داده های آنها به صورت Online بتوانند با یکدیگر کار کنند و مدیران ارشد بتوانند گزارشاتی تهیه نمایند که تمامی اطلاعات را در بربگیرد.
با به وجود آمدن بستر Internet این امر برای طراحان وبرنامه نویسان میسر گردید که بتوانند سیستمهای اطلاعاتی را بگونه ای طراحی واجراء نمایند که از طریق Internet بتوان به اطلاعات دسترسی داشت وتغییرات لازم را در بستر WEB بتوان بر روی داده های اعمال نمود (Web Based Programming) بدین ترتیب این امکان فراهم می شد که از هر جای دنیا با دسترسی های لازم به اطلاعات مورد نظر دستیابی پیدا کرد.
همانطور که ملاحظه گردید سیستمها ی اطلاعاتی از شروع تاکنون رشد چشمگیری داشته است .
واین امر میسر نمی شد مگر با رشد سریع امکانات فن آوری اطلاعات وارتباطات،که این امکانات عبارتند از:
1- گسترش شبکه های ارتباطی
2- فراهم سازی امکان تبادل اطلاعات
3- توسعه امکانات سخت افزاری
4- توسعه روشهای طراحی وساخت نرم افزار
5- توسعه نرم افزارهای پایه وسیستمهای عامل
6- توسعه روشهای استاندارد سازی وGUI های استاندارد
7- توسعه RDBMS ها
فصل سوم
(1_3)جایگاه ERP در لایه های نرم افزاری وسیستمهای اطلاعاتی
ERP ها برپایه استفاده از RDBMS ها طراحی شده اند. این بدین معنی است که برای استفاده از ERP باید تمامی ساختارهای اطلاعاتی سازمان تعریف شده باشد و هیچ خلا اطلاعاتی در لایه های TPS سازمان وجود نداشته باشد. وعلاوه برآن پیوستگی اطلاعات نیز وجودداشته باشد یعنی این که کلیه ماژولهای اطلاعاتی ERP باید تهیه گردد در آن صورت می توان گفت ERP جزو نرم افزارهای پایه برای تجارت الکترونیک می باشد.
خلاصه اینکه پایه واساس سیستمهای درون سازمانی RDBMS ها می باشند وERP ها مجموعه فرایندهای سازمانی هستند که بر اساس RDBMS ها تهیه وتنظیم شده اند واز آنجا که این فرایند ها تقریبا در سازمانها و صنایع مشابه به صورت استاندارد ویکسان می باشند لذا کمک به سزائی جهت رسیدن این سازمانها به سیستمهای برون سازمانی SCM و CRM می نماید.
فصل چهارم
(1_4)تاریخچه و سیر تکاملی سیستمهای ERP
در بخشهای گذشته تقریبا با سیر تکاملی سیستمهای اطلاعاتی آشنا شدیم.
حال به بررسی وسیر تکاملی سیستم ERP می پردازیم و تقسیم بندی تاریخی وسیر تکاملی سیستمهای اطلاعاتی را از دید ERPمورد بررسی قرارمی دهیم.
از دید ERP تاریخچه سیستمهای اطلاعاتی به پنج دوره مختلف تقسیم می گردد که دراین بخش هر دوره را به طور تفصیل مورد بررسی قرار می دهیم.
(2_4)- سیستمهای اطلاعاتی دهه 60
سیستمهای اطلاعاتی این دوره بیشتر شامل اطلاعات مالی ونیروی انسانی سازمانها(Back-Office) بوده و تا اندازه ای هم موسسات تجاری خاص جنبه تجاری این سیستمهارا مورد استفاده قرار میدادند و تقریبا در این زمینه ها سازمانهای تجاری و صنعتی مشکلات مالی و منابع انسانی وتجاری خود را کم و بیش حل می نمودند . ولی در شاخه صنعت کارخانه ها و مراکز صنعتی از آنجا که محدود بودند ورقابت به شکل امروزی وجود نداشت .بیشتر از سیستمهای کنترل انبار(Inventory Control) استفاده میکردند و وظیفه اصلی این نرم افزارها ،تامین ونگهداری مواد شامل مواد اولیه ،محصول نیم ساخته ومحصول نهائی بوده است. واطلاعات موجودی این اقلام از طریق ثبت اطلاعات فرمهای در گردش شامل ورودیها و خروجیها انجام می گرفت .و در نهایت اطلاعاتی که به مصرف کننده میدهد در حد موجودی اقلام می باشد که به صورت اطلاعات خام می باشد.
از آنجا که خلا اطلاعات برنامه ریزی در سیستمهای آن دوره موجود بود .نمی توانیم انتظار بیشتری از سیستمهای آن دوره داشته باشیم.
(3_4)- سیستمهای اطلاعاتی دهه 70(Material Requirement Planning)
در این دهه شرکتهای تولیدی رشد قابل توجهی کرده بودند و دیگر نمی توانستند اطلاعات خود را محدود به موجودی اقلام و مواد مصرفی خود نمایند.واحتیاج به سیستم هائی داشتند که بتواند این سیستمها برای آنها کار تسطیح منابع را انجام دهد.
از طرفی اتلاف منابع نیز برای سازمانهای تولیدی مهم بود . از آنجا که تولید شرکتهای تولیدی بزرگ روز به روز افزایش پیدا می کرد و این شرکتها احتیاج به سیستمهای برنامه ریزی دقیقی داشتند که کار کنترل و برنامه ریزی منابع را برای آنها انجام دهد.و در صورت عدم برنامه ریزی دقیق در تامین مواد امکان بروز مشکلاتی از قبیل توقف خطوط تولید به دلیل به موقع تامین نکردن مواد مصرفی و به تاخیر افتادن تعهدات پیش می آمد.ویا در اثر تامین بیش از حد منابع وتجهیزات تولید باعث اتلاف منابع و ضایع شدن آنها می شدند وهزینه های انیارداری نیز روز به روز افزایش پیدا می کرد.خوب چاره ای جز برنامه ریزی دقیق منابع و مواد (MRP) در صنایع نبود .
(Material Requirements Planning)MRP در اوایل دهه 1970 به‌عنوان یک رویکرد کامپیوتری به برنامه‌ریزی استراتژیک و تولیدمواد در امریکا شکل گرفت و کتاب راهنمای کامل آن در سال 1975 توسط ارلیکی (Orlicky) منتشر گردید. بدون شک این تکنیک پیش از جنگ جهانی دوم نیز به صورت دستی و به شکل تلفیقی در بخشهای مختلف اروپا کاربرد داشته است.
امروزه امکانات و تسهیلات رایانه‌ای به‌کارگیری کلیه جزئیات این تکنیک را فراهم ساخته و این امر کاربرد MRP را در مدیریت موجودی‌های درجریان تولید، بسیار اثربخش ساخته است .
طرح اولیه برای به‌کارگیری کامپیوتری MRP بر مبنای یک پردازشگر لیست مواد Bill Of Material Processor) (BOMP) ) بود. این پردازشگر، برنامه‌تولیدی اقلام والد (parent items) را به برنامه تولید یا خرید اقلام جز تبدیل می‌کرد. این امر با بسط دادن یا به اصطلاح انفجار(exploding) نیازمندیهای محصول بالاترین سطح (top level product)در طول لیست مواد به‌منظ‌ور تعیین تقاضای قطعات انجام می‌گرفت. سپس تقاضای ناخالص پیش‌بینی شده، باموجودی‌های در دست و سفارشها در طول افق زمانی برنامه‌ریزی و در هر سطح از BOM مقایسه می‌گردید. این سیستمها روی‌کامپیوترهای بزرگ (Main Frame) پیاده شده و در بخشهای متمرکز بر برنامه‌ریزی مواد شرکتهای بزرگ اجرا می‌گردیدند.
این سیستمها باید اطلاعات زیر را در اختیار مراکز صنعتی قرار می داد:
1- توصیه خریدمواد مورد نیاز تولید در زمانهای لازم بر اساس برنامه تولید ارائه شده.
2- توصیه سا خت محصولات نیمه ساخته و مجموعه های مورد استفاده در دیگر مراحل تولید بر اساس زمانبندی ارائه شده سیستم
3- اعلام کمبودها و نیازهای مربوط به اقلام ساختنی و زمانها ی مربوطه
4- اعلام کمبودهای خریدنی مواد در زمانهای مربوطه
(4_4)- سیستمهای اطلاعاتی دهه80(Manufacturing Resource Planning) MRPII
تا این دوره تقریبا سیستمهای حوزه برنامه ریزی مواد پویائی خود را بدست آورده و تقریبا در زمینه برنامه ریزی مواد اطلاعات مفید و کارآمدی را در اختیار سازمانها قرار میدهد. ولی در ارتباط با سیستمهای دیگر درون سازمان به صورت جدا می باشند و منابع دیگر درون سازمانی را درنظر نمی گیرند.
MRPII از سیستمهای حوزه ساخت آغاز و به تدریج به سایر حوزه های موثر در تولید گسترش یافت.
این سیستمها مجموع عوامل موثر در تولید شامل مواد وقطعات ،ماشین آلات و نیروی انسانی را تحت پوشش قرار داده و ابعاد مالی فعالیتهای فوق را ثبت می نماید.
در حقیقت MRPII مجموعه سیستمهای بهم پیوسته ای است که امکان برنامه ریزی و اجرای عملیات در سازمانهای تولیدی را فراهم می سازد.
از ویژگیهای بخصوص MRPII می توان موارد زیر را نام برد:
1- رویکرد همه سیستمها در MRPII درون سازمانی می باشد.
2- ایجاد سیستمها با نگرش Functional
3- ایجاد همبستگی اطلاعاتی
4- بکارگیری سیستم ها در فرایندهای عملیاتی (TPS)
5- ایجاد سیستمهای گزارشاتی وتصمیم گیری MRS و DSS و EIS میتوان اینگونه برداشت کرد که در حقیقت MRPII ماژول توسعه یافتهMRP میباشد که در آن سیستمها از حوزه مواد به فرایند ساخت توسعه پیدا کرده اند و برنامه ریزی از حوزه مواد به کنترل منابع موثر در فرایند ساخت از قبیل مواد ( اولیه ،نیمه ساخته ،نهائی ) وتجهیزات و ماشین آلات و همچنین نیروی انسانی با بازتاب مالی گرایش پیدا کرده است.
اولین گام در رفع مشکلاتMRP ، ایجاد شرایطی بود که سیکل برنامه‌ریزیMRP بتواند از سیکل اجرایی تولید، بازخورهای لازم را دریافت کند. به‌این ترتیب نوع کامل‌تری ازMRP به نامMRP حلقه بسته شکل گرفت. واژهMRP حلقه بسته بیانگر مرحله‌ای از توسعه سیستمMRP است که در آن عملیات طراحی سربرنامه تولید،MRP و برنامه‌ریزی احتیاجات ظرفیت، با عملیات کنترل فعالیت تولید و خرید مرتبط شده‌اند. با توسعه طراحی سربرنامه تولید و نیز باافزودن پشتیبانی از جنبه‌های مالی برنامه تجاری بهMRP حلقه بسته، سیستمی عینیت یافت که در حقیقت یک رویکرد یکپارچه برای مدیریت کلیه منابع تولیدی بود. اینMRP توسعه یافته، برنامه‌ریزی منابع تولیدی یاMRPII نام گرفت. در نتیجهMRPII ترکیبی است ازMRP حلقه بسته، به‌علاوه اجزایی برای برنامه‌ریزی مالی -تجاری. در سیستمهای جدید MRPII، قابلیت تحلیل وضعیت به‌صورت چه میشود اگر(WHAT-IF) در حد گسترده‌ای فراهم شده است.
MRPII نیز هنگام پیاده‌سازی با مشکلاتی مواجه شد:
1- حدود 98% از لیست مواد (BOM) هاو گزارشهای موجود، نادقیق بود و برای استفاده باید به‌روز و تصحیح می‌شد؛
2- بسته‌های نرم‌افزاری جوابگوی نیازهای موسسه نبودند؛ چون این برنامه‌ها آنقدر ویژگیهای گوناگونی داشتند که کارکنان شرکت و حتی افراد حرفه‌ای به‌درستی آن را نمی‌فهمیدند و درک نمی‌کردند؛
3- هر شرکتی موفقیتهای خود را براساس دستاوردهای مالی آتی تخمین می‌زند، اما MRPII قادر به نشان‌دادن اهداف بلندمدت مالی موسسه نبود؛
4- چون اجرای این نرم‌افزارها مختص افرادی بود که بر فناوری اطلاعات تسلط داشتند، در برخی کارکنان این احساس پدید می‌آمد که سیستم، آنها را در نظر نمی‌گیرد و به‌تدریج کنار گذاشته میشوند؛
5- گذر زمان و تجربه افراد استفاده‌کننده از اینگونه سیستمها نشان میدهد که افراد، درک درستی از نرم‌افزار یا فرایندهای عملیاتی جدیدی که باید در یک محیط یکپارچه اجرا می‌شده است، نداشتند و این امر حاصل آموزش ناکافی بوده است.
6- به‌دلیل مسائل و مشکلات فوق، شرکتها هنگام اجرا و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی خود مکرراً بااشکال مواجه می‌شدند و ناچار بودند از مشاورانی استفاده کنند که در اکثر مواقع حضور آنان غیر موثر و نامطلوب بود.
به این ترتیب، اگرچه در دهه 1980، پیاده‌سازی سیستمهای برنامه‌ریزی احتیاجات همچنان به رشد صعودی خود ادامه داد، استفاده از قابلیتهای آنها – به‌ویژه طراحی سربرنامه تولید – به‌درستی درک نشد و در نتیجه مشکلات و انتقادات وارد بر MRPوMRPII همچنان برجای خود باقیماند.
(5-4)- سیستمهای اطلاعاتی دهه 90 (Money Resource Planning) MRPIII و ERP
سیستمهای اطلاعاتی این دوره در حقیقت تکامل یافته سیستم MRPII بود .
در حقیقت MRPIII توسعه سیستمهای MRPII با پوشش سیستمهای مدیریت منابع مالی سازمان می باشد.
این سیستم جهت پاسخگوئی به شرایط خاص وپیچیده بازار در تولید واثرات مالی آن جهت تصمیم گیری مطرح گردید.
سیستمهای برنامه‌ریزی منابع موسسه، جدیدترین روایت از سیستمهای طراحی‌شده برای ورود، ذخیره‌سازی و بازخوانی اطلاعات تجاری از سیستمهای برنامه‌ریزی مواد هستند. این مسیر، باMRP آغاز شد، باMRPII توسعه یافت و با یکپارچه‌کردن تمامی سیستمهای اطلاعاتی لازم برای مدیریت یک موسسه تولیدی، نامERP را به‌خود گرفت.
در سیستمهایERP جدید، تدابیری مدیریتی و سنجشی درنظر گرفته شده است که قابلیتهای کنترل مالی و پولی و سایر موجودیها را در سطح کل موسسه دارا است. به‌این سیستمها، در اصطلاح مدیریت منابع موسسه یا enterprise Resource Management(ERM) گفته میشود.
هر شرکت مجموعه‌ای پیچیده از گردش اطلاعات است و تنها مدیریت صحیح میتواند با پردازش این اطلاعات شرکت را در رسیدن به اهداف رقابتی یاری دهد. ERP یک استراتژی نیست بلکه سیستمی نرم‌افزاری است که داده‌های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه ساخته و به شکل مناسب در اختیار کاربران قرار میدهد. استانداردشدن دادهها، کاهش زمانهای پیشبرد، اتوماسیون فعالیتها و خدمات سریعتر مشتریان از جمله مزایایی است که کاربردERP برای شرکتها به ارمغان می‌آورد. سیستمERP به کارکنان یک مجموعه‌تولیدی اجازه میدهد
تا با هماهنگی هم کار کنند حتی اگر میان آنها مرزهای جغرافیایی وجود داشته باشد. ERP با نشان‌دادن وضعیت لحظه‌به لحظه‌یک سفارش یا محصول در سازمان، به عنوان یک ابزار پشتیبانی تصمیم‌گیری عمل می‌کند. سرمایه‌گذاری رویERP برای هر سازمانی‌هنگفت است و مدیران غالباً در سنجش بازگشت این سرمایه‌گذاری دچار اشتباه میشوند. برنامه‌ریزی منابع موسسه با داشتن قابلیت به‌روزسازی استراتژی‌ها و فناوریها، موسسه را به سمت به‌کارگیری فناوریهای جدید رهنمون می‌سازد. سیستم برنامه‌ریزی منابع موسسه به‌تازگی در ایران مورد توجه قرار گرفته است. تا رسیدن به سطح استاندارد سیستمهایERP و پوشش‌دادن نیازهای روزافزون صنعت و خدمات در ایران هنوز راه درازی در پیش است. امروزه سازمانها برای ارائه خدمات و محصولاتی با کیفیت بالاتر و مطابق با نیازهای خاص هر مشتری، تحت فشار قرار دارند؛ بنابراین، آنها برای حفظ قدرت رقابتی خود در این محیط سریع و پرتغییر، به‌دنبال راههای جدید و موثری هستند. اما این حقیقت که هر شرکت مجموعه‌ای به‌هم پیچیده از گردش فعالیتها و اطلاعات است، دستیابی به هدف فوق را دشوار می‌سازد. تنها مدیریت صحیح این فعالیتها و اطلاعات میتواند شرکتها را در رسیدن به اهداف رقابتی‌شان یاری دهد.
فصل پنجم
(1_5)آشنایی کامل با ERP
آخرین راهکار فن آوری اطلاعات (IT) جهت تامین نیازهایی انفورماتیکی سازمانها وموسسات وبرنامه ریزی بهینه منابع آنها با نگرش توام درون وبرون سازمانی ERP می باشد.
در حقیقت رشد قابل توجه تغییرات محیطی موثر برسازمانها و الزامات مربوط به بازنگری دیدگاهها وفرایندهای کسب و کار از یک طرف و تنگنا های محصولات نرم افزاری مبتنی بر مفاهیم MRPII و رشد امکانات فن آوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) از طرف دیگر زمینه های پیدایش ERP را فراهم نمود.
وجه تمایز MRPII وٍ ERP را می توان به صورت زیر خلاصه نمود:
1- درMRPII رویکرد سیستمها کاملا درون سازمانی بود و محدود به ارتباطات داخل سازمان بود ولی در ERP رویکرد وعملکرد سیستم بر کل محیط کسب و کار می باشد.
2- نگرش سیستمهای مبتنی بر MRPII یک نگرش Functional می باشد درحالیکه نگرش سیستمهای ERP یک نگرش Process Base می باشد.
3-در سیستمهای MRPII ضعف در انعطاف پذیری وجود داشت که این نقیصه در ERP به دلیل امکان تعریف وتغییر فرایندها کاملا از بین رفته است.
4-عدم پوشش کامل مشتری مداری در MRPII یک نقص مهم بود که در ERP با پوشش کامل شیوه مشتری مداری این نقص بر طرف شده است.
با ساده تر و موثرترشدن فرایندهای توزیع، زنجیره تامین کوتاه تری به کارخانه تحمیل میشود؛ با این فرض که در آن صورت زنجیره تامین پاسخ‌گوتر خواهد بود. بنابراین، مدیران اجرایی کارخانه نیز به سیستمهایی نیاز دارند که بتواند در مدت زمان کمتری به تقاضا پاسخ گوید. نیازمندیهای متغیر مشتری، سطوح کمتر موجودی، تغییر دایمی زمان‌بندیها و اجرای کوتاه‌تر تولید نیز فعالیتهای کارخانه را تحت فشار قرار می‌دهند. چنین شرایطی به توسعه اتوماسیون و کاهش جدی نیروی کار منجر گردیده است و زمینه را برای استفاده هرچه بیشتر از سیستمهایERP و تسهیل جریان اطلاعاتی لازم، فراهم کرده است.
در این میان، فروشندگان (سازندگان) بزرگ نرم‌افزارهایERP ، زنجیره‌های تامین ساده‌ای را نیز در بستهERP خود گنجانده‌اند. در حقیقت چون این سیستمها با تمرکز بر کف کارخانه و کاربر و با جمع‌آوری خودکار دادهها موجودی را به‌روز میکنند، دارای سرعت، صحت و اطمینان بالایی هستند و اطلاعات و دادهها را در تمام زیر سیستمها و بخشهای تولیدی موسسه به‌صورت مناسبی منتقل میکنند.این محیط تولیدی متمرکز بر عملیات – جایی که اطلاعات درون و بین کارخانه‌ها به اشتراک گذاشته میشود و برنامه‌ریزی در زمان حقیقی (لحظه به لحظه) صورت می‌گیرد – یک زنجیره تامین واقعاً کارآمد به‌وجود می‌آورد.
همچنین برای دستیابی به یک سیستم چابک و مناسب، باید سیستمهای تولیدی به‌کار گرفته شوند که بتوانند به‌آسانی با ادوات گردآوری خودکار دادهها یکپارچه گردند. برای نیل به این مقصود نیز سیستمهای اجرایی تولید همگام باERP به‌کار گرفته میشوند. در اینصورت، سیستمهای برنامه‌ریزی منابع موسسه، مدیریت زنجیره تامین و سیستمهای اجرای تولید به‌راحتی از هم پشتیبانی میکنند و اطلاعات در زمان کمتر و بادقت بیشتری بین آنها ردوبدل میشود.
این فن آوری موجب اتومات کردن مدیریت و کنترل تمام فرآیندها در هر بخش شده و اطلاعات هر بخش یا عملکرد آنرا بدون نیاز به ارتباطات کابلی با دیگر عملکردها و بخشهای سازمان به صورت یکپارچه و مرتبط در می آورد. ERP تنها سخت افزار یا نرم افزار نیست بلکه بر یک مجموعه فکر، معماری، عملکرد و توسعه برای دستیابی یک سازمان یا فعالیت اقتصادی به اهداف سودآوری و رضایت مشتری دلالت دارد. ERP از یک فکر و راه حل ویژه برای صنعت و سازمانهای تولیدی به راه حلی جامع برای تمام سازمانها حتی ملی و خدماتی تبدیل شده است.
به عبارت دیگر ERP یک فکر، فن آوری ، و سیستم برای مدیریت موثرتر بر منابع مختلف در یک سازمان است. این مدیریت از طریق اتومات و یکپارچه کردن تمام فرآیندها ، در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان و افزایش رضایت مشتری انجام می گیرد.
در این وضعیت باید متقاعد شد که ERP یک فن آوری مادر و مولد است و دیگر
فن آوریهای IT از قبیل SCM (Supply Chain Management) وCRM و DW
(DataWarehousing) از آن گرفته می شوند. این به دلیل انتظارات سازمانها از IT است که از یک توجه صرفا کاهش هزینه ها، بهره وری ، و کارایی به ارزش مشتری ، موثر بودن و مزایای قابل رقابت تغییر یافته است. همین انتظارات و نگرشهای جدید نیز موجب به هنگام شدن فن آوری و عملکردها درون سیستم ERP شده است. بنحویکه متناسب با سیر تحول در فعالیتهای اقتصادی این سیستم نیز تغییر اساسی کرده است.پیش زمینه های ERP و دیگر برنامه های مربوطه نقش مهمی در سیستم عصبی دیجیتالی برای این فن آوری ایجاد کرده است. این موضوع باعث معماری خوب سیستم های اطلاعاتی، ارتباط منطقی بین ERP و چندین راه حل دیگر از جمله مدیریت جریان کار (Workflow Management) و بستر Web شده است. از این رو ما شاهد کاربردهای قوی ERP در سازمانها و صحنه بین سازمانها یا فراسازمانی هستیم.
(2_5) منافع حاصل ازپیاده سازی ERP
هر پیاده‌سازیERP که به‌طور صحیح و مطلوب صورت پذیرد، پیامدهای سودمندی خواهد داشت. به‌طور نمونه به واسطه افزایش فروشی که از طریق زمانهای پیشبرد کوتاه‌تر و نیز زمانهای تحویل قابل اطمینان حاصل میگردد، سود حاشیه‌ای موسسه افزایش می‌یابد. همچنینERP با توسعه و بهبود افق دید برنامه‌ریزان موسسه، باعث کاهش هزینه خرید و تدارک مواد، نگهداری موجودی اطمینان و; میشود،
مشکلات و مسائلی از قبیل مدیریت نقدینگی، موجودی، خطر کمبود مواد، کیفیت، بهره‌وری، موعد تحویل، خدمات مشتری و; حذف گردیده و یا بهبود می‌یابند. لذا باکاهش ضایعات، نیاز به فضا و سرمایه در گردش، گردش نقدی بهتر و صرفه‌جویی در هزینه‌ها پدید می‌آید و بااستفاده از زمان‌بندیها و برنامه‌های پایدار و مطمئن‌تر، زمانهای اضافی و هزینه‌های زاید تولید کاهش خواهند یافت.
از دیگر فواید استفاده ازERP ، اتوماسیون فرایند و کاهش زمانهای پیشبرد است که در نتیجه ایجاد یک ساختار و اساس مشخص و واضح از اطلاعات حاصل میگردد و به واسطه هماهنگی ایجادشده و تبادل آسان، سریع و مطمئن اطلاعات بین بخشهای مرتبط، توازن در تولید محقق شود.
ERP با پوشش‌دادن شکافهای اطلاعاتی در سراسر موسسه، فعالیتهای اساسی آن را بهبود میدهد، به‌این منظور که بستر لازم برای یکپارچه‌کردن کامل درون و برون بخشها، شرکتها و کارخانه‌هایی که در قالب یک موسسه از مدیریت واحدی برخوردارند، فراهم آید. به‌این ترتیب، قابلیت سازگاری در محیطهای درحال تغییر، تسهیل شده و موسسه بر واکنش سریع به نیازهای تغییریافته و جدید توانمند میگردد.
ERP با داشتن قابلیت به روزسازی استراتژی‌ها و فناوریها، موسسه را به سمت به‌کارگیری فناوریهای جدیدی همچون انتقال الکترونیکی هزینهEFT)) ، تبادل الکترونیکی دادهها(EDI ) تجارت الکترونیک، اینترانت و; رهنمون می‌سازد. این قابلیت دریچه نجات را برای موسساتی خواهد گشود که در اثر پافشاری بر الگوهای قدیمی و سنتی دچار بحران رقابتی گشته‌اند.
یکی از موثرترین روشهای طراحی و اجرای ERP استفاده از تجربیات شرکتهای موفق و پیشرو در این زمینه است. آشنایی با تجربیات صدها شرکت برتر در اقتصاد جهانی و بکارگیری هزاران روش و فرآیند نوین ، موجب گشایش بسیاری از گره های کنونی سازمانها و ایجاد روشهای جدید بمنظور پیوستن به جمع پیشروان IT و استفاده کننده از فن آوری های BPR و سپس CRM و ERP می شود.
یکی از مزایای مهم سیستم ERP را می توان مجبور کردن سازمانها به بازنگری دیدگاهها و فرایندهای کسب و کار دانست در حقیقت تغییر بنیادی سازمانها از دیدگاه کارکردی به فرایندی عامل موثر ومهمی در پیاده سازی و اجرای ERP می باشد.
نرم‌افزارERP مورد انتظار شما میتواند به‌صورت یک انتخاب مناسب، خریداری، نصب و راه‌اندازی شود و یا به‌طور خاص کلیه فعالیتهای فعلی موسسه را به‌صورت مکانیزه، استاندارد و هماهنگ تحت پوشش قرار دهد و یا حتی بهتر از آن به واسطه طراحی مجدد از خلال یک مهندسی مجدد فرایند تجاری(BPR) موسسه شما را برای مواجهه با تغییرات فردا آماده کند.
(3_5)مهندسی مجدد سازمان (BPR)
مطالعات گسترده و عمیق فرآیندهای موجود، قبل ازتوجه به ERP یک ضرورت است مطالعات مذکور، نقائص و کمبودهای فرآیندهای موجود را تعیین می‌نماید. این مطالعه مهندسی مجدد نامیده می شود(BPR).
مهندسی مجدد سعی در بازسازی و سازماندهی مجدد منابع انسانی، محیطهای عملیاتی، رابطهای کاربر انسان/ماشین در سازمان را دارد. بدین ترتیب مهندسی مجدد سعی در حداکثر نمودن کارآیی در سازمان را دارد.
عوامل امروزین تغییر یعنی : مشتری , رقابت و تغییر که موجبات تغییر و تداوم رشد , تکامل و خلاقیت در کسب و کارها به آنها وابسته است و به بیانی دیگر برخورد با اصطلاحاتی از قبیل : سرعت , انعطاف پذیری , کیفیت , سرویس دهی (خدمت رسانی) و هزینه و از این قبیل کلمات که هر یک موجب پیشبرد تغییر در دنیای کسب و کار می گردند و خط مشیء ای که سازمان جهت پیشرفت خود اتخاذ می نماید می بایست با هر یک از این اجزا همخوانی داشته باشد و در صورت تخطی از این بخش ازنیروها امر پیشرفت محقق نمی گردد.
از راههای اولیه حل این مشکلات می توان به مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار (BPR) و طرح ریزی منابع بنگاه (ERP) اشاره نمود که هر دو معتقدند می توان به بهبود بنیادین در طی مدت زمانی کوتاه دست یافت و این دو میسر نمی گردد مگر با صرف توجهات و سرمایه گذاریهای لازم برای انجام آنها. هدف از انجام این پروژه ها به دست آوردن منافع شگرف و البته به قیمت تحمل رنج و زحمت ناشی از انجام آنهاست که همراه با جدایی و تجزیه برخی از قسمتها و متحمل شدن شکستهایی دراین مسیر که سازمان با آن مواجه می گردد , میسر خواهد بود.
به عنوان قسمتی ازبرنامه تغییر, سازمان نیازبه نگاهی موشکافانه به هسته فرآیند های کاری خود خواهد داشت زیراکه این فرآیندها هستند که به عنوان قلب سازمان در دل بنگاه به انجام وظیفه مشغولند و آن فرآیندهایی که بنگاه به واسطه آنها برای مشتریان خود خلق ارزش می نماید را شامل می شود. بنابراین فرآیندها در روشBPRوERPنقشی محوری را بازی می کنند.
سؤال مهمی که حال درپیش روی سازمانها قرار می گیرد این است که چه کاری را در ابتدا باید انجام داد؟(ERP or BPR ).
آیا فرآیندهای سازمان در آغاز باید مورد مهندسی مجدد (بازمهندسی) قرارگرفته و در مرحله بعد به بهبود آنها مطابق با لیست فرضی (پیشنهادیERP ) و مطابق با کلاس جهانی انجام فرآیندهای کاری پرداخت و به طورکل از انجام BPR صرفنظر نمائیم ؟ یا اینکه به باز مهندسی فرآیندها بپردازیم و در مرحله بعدی پروژه ERP را به انجام دهیم؟
از کتاب Michel Hammer & James Champy’s میشل همر و جیمز چمپی با عنوان (مهندسی مجدد سازمان) تاکنون بیش از 7/1 میلیون نسخه به فروش رسیده است و همچنین به 19 زبان دنیا ترجمه شده است. %80 – % 75 از کمپانی های بزرگ آمریکایی مهندسی مجدد را در شرکتهای خود آغاز نموده اند. کمپانی هایی مثل : آی بی ام , ابزارآلات تگزاس , امریکن اکسپرس و جانسون اند جانسون , کرایسلر , فورد , شرکت نفتی شل و ; که تعداد زیادی از آنها به موفقیتهای بزرگی در نتیجه انجام باز مهندسی شرکت دست یافته اند. هم اکنون مطالعات تحقیقی متنوعی در زمینه مشاوره مدیریت توسط شرکتهای مشاوره ای صورت می گیردکه از جمله آنها می توان به شرکت فورستر و ; اشاره نمود, این شرکت در تحقیقات خود در همین زمینه اعلام کرده است :70% – 60% از تلاش هایی که در زمینه اجرای پروژه BPR توسط شرکتهای مختلف صورت گرفته با شکست مواجه گردیده و این شرکتها به نتایج مورد نظر خود در این مورد دست نیافته اند.میشل همر طی مقاله پر سر و صدای خود با عنوان (مهندسی مجدد کار یعنی : اصلاح نکنید , نابود نمائید) , BPR را اینگونه تعریف نمود : “استفاده از تکنولوژی اطلاعات مدرن جهت طراحی مجدد فرآیندهای کسب وکار بمنظور دستیابی به پیشرفتهای شگرف در عمل.” برای آنکه پروژه BPR به موفقیت دست یابد و به منافع مورد نظر خود نائل گردد , تکنولوژی اطلاعات در این راستا نقش یک عامل کلیدی قدرتمند در فرآیندهای کسب و کار را بر عهده دارد.
سازمانها در برخورد با این قضیه 2 گزینه در پیش روی خود دارند :
1- فرآیندهای کسب وکار را بازمهندسی نمایند قبل از آنکه ERP را به انجام برسانند.
2- مستقیماً به انجام ERP پرداخته و از باز مهندسی صرفنظر کنند.
در گزینه اوّل , از باز مهندسی فرآیندهای کسب وکار قبل از بکارگیری ERP سخن به میان آمده است. سازمان نیاز داردکه فرآیندهای اخیر خود را تجزیه و تحلیل و از میان آنها فرآیندهایی که به ایجاد ارزش افزوده نمی انجامند را شناسایی و این فرآیندها را مورد مهندسی مجدد قرار دهد تا اینکه منجر به خلق ارزش افزوده برای مشتریان شود و در مرحله بعد به توسعه کاربردهای درون سازمانی آنها دست بزند و یا اینکه با استفاده از یک سیستم ERP به برآوردن نیازهای سازمان پرداخته و این سیستم را مطابق با این احتیاجات داخلی سازمان اصلاح کند. در این گزینه احساس خوب مالکیت نسبت به فرآیندها در کارکنان پیش آمده و این همراه با درک درست آنها نسبت به نتیجه ای که در آن نقش دارند می باشد.
این راه حلّی مشتری پسند است که مستلزم تأمّل درساختار سازمان, فرهنگ آن, منابع موجود, تکنولوژی اطلاعات و نیازهای کارکنان و ایجاداین اطمینان در آنان که تغییرات در دوران انجام تغییر در سازمان موجب جدایی و تجزیه(تعدیل) آنها از سازمان و کارها نخواهد شد, در اینصورت می توان به تحقّق اجرای تغییرات با حداکثر احتمال کسب موفقیت آن امیدوار بود. امّا فرآیندی که برروی آن مهندسی مجدد صورت گرفته است ممکن است در وضع بهترین موقعیت (Best-Class) خود قرار نداشته باشد, همانطور که برای سازمان این امر چیزی دور از ذهن نیست و امکان دارد فعالیتهایی که انجام می دهد منطبق بر استاندارد های جهانی (World-Class) نباشد و دارنده بهترین عملکردها نیز نباشد. بعلاوه موقعیت فعلی که سازمان به آن دست یافته تنها شانس برای سازمان جهت ایجاد بهبود بنیادین در آینده ای نزدیک و دستیابی به رتبه ای هرچند پائین تر از مقام بهترین بوده است. و تغییر در شکل حاضر فرآیندها همراه خواهد بود با اتلاف هزینه های سازمان. علاوه بر این توسعه استفاده خانگی(سازمانی) یا ایجاد یک تغییر به وسیله سیستم ERP می تواند زمان زیادی را از سازمان تلف نماید.
درگزینه دوّم اجرای ERP با کمترین انحراف از ابزارهای استاندارد انجام آن قرار دارد. به عنوان مثال “یک سایز به همه می خورد” (استانداردهای جهانی این سیستم درتمام سازمانها قابل استفاده است), مد نظر است. همه فرآیندها در شرکت باید مطابق با مدل ERP درآمده و سازمان باید روشهای کاری اخیر خود را اصلاح کند و کارها را به همان شکل که در سیستم ERP پیشنهاد شده است در آورد. این گزینه یک کلاس جهانی برای فرآیندهای کارا و مؤثر پیشنهاد می کند که با ابزارهای کنترلی و شبیه به نصب و راه اندازی سریع یک سیستم می باشد.(نیازمند به چیزی نیست , سریع عمل می نماید , کاملاً اجرا می شود). اما ا گر کارکنان تصویری روشن از فرآیندهای موجود و همچنین درک خوبی از نیاز مشتریان داخلی نداشته باشند, و اگر فرآیندهای اخیر به خوبی نزد کارمندان شناسانده نشده و مستندسازی درستی نیز صورت نگرفته باشد, با انتخاب فرآیندهای استاندارد از بسته نرم افزاری ERP کاملاً این امر آشکار است که کارمندان درک درستی از این تغییرات نداشته و احتمالاً در مرحله اجرا, با این سیستم دچار مشکل خواهند شد. کارکنان احساس مالکیت نسبت به فرآیندها را از دست خواهند داد و همچنین در آگاهی نسبت به فرآیند حاضر نیز ابهام برای آنها به وجود می آید. به غیر از این موارد نگرش صرف فنی روی ساختار سازمانی, فرهنگ و فقدان مشارکت کارکنان می تواند مشکلات بزرگتری را بر سر راه اجرای پروژه ERP بوجود آورد و در ضمن رسیدن به منافع استاندارد پیش بینی شده در ERP نیز به صورت کامل امکان ناپذیر است. پیامد ناشی از انجام پروژه ERP در سازمان این خواهد بود که سازمان فقط فرآیندهای خود را بر طبق استانداردها, بازمهندسی نموده , و دچار هزینه های زیاد ناشی از اشتباه خود شده است.
از لحاظ تئوری گزینه سوّمی نیز درپیش پای سازمانها در جهت بازمهندسی فرآیندهای کسب وکار در طول دوره اجرای ERP وجود دارد. این گزینه اینطور به نظر می رسد که با تعمق در گزینه های دیگر پدید آمده باشد و این یک موقعیت ایده آل و مطلوب می باشد. اما به نظر می رسد که گزینه ای عملی نبوده و احتمالاً به تجزیه و جدایی بیش از حد فعالیتها خواهد انجامید.
این نکته نباید فراموش شود که در طول انجام مبتکرانه ERP و BPR , کارهای روتین سازمان همچنان باید انجام شوند و مشتریان نیز از خدمات سازمان بهره مندگردند.
نتیجه اینکه آنچه که در اینجا مشاهده نمودیم, عدم وجود جواب درست و ساده به سؤالمان بود. البته هر نگرشی برای خود مخالفین و موافقینی دارد. به کارگیری سیستم ERP و BPR نیز یک تصمیم استراتژیک است که وابستگی تام به اهداف بلندمدت سازمان دارد واجرای این دو شیوه نیز باید کاملاً منطبق با آن اهداف صورت گیرد تا سازمان به نتایج دلخواه و مورد انتظار خود دست پیدا کند.زمان و منابع, دو عنصر لازم جهت انجام آنها می باشندکه پیش ازشروع پروژه ها ضروریست مدیریت ارشد سازمان به اجماع و تصمیمی مشترک درمورد انجام پروژه ای که با قصد بهره برداری کامل از پتانسیلهای سازمان با بنیان نهادن این پروژه ها را دارد, برسند.
وخلاصه اینکه مراحل تحقق BPR در یک سازمان به قرار زیر میباشد:
1- مطالعه و بررسی کامل وضعیت موجود .
2- طرح ریزی وضعیت مطلوب .
3- تعریف وتدوین ساختارها ، فرآیندها ودستورالعملهای اجرائی.
4- توسعه وتکمیل نظام جدید.
5- آموزش نیروی انسانی
ERP(5_4) چگونه می تواند کسب و کار یک شرکت را بهبود بخشد؟
ERP عملیاتی که در جریان انجام فرایند کسب و کار بایست انجام شوند را خودکار می کند-مانند به انجام رساندن یک سفارش، که شامل دریافت یک سفارش از مشتری ، ارسال کالای درخواستی و دریافت وجه آن است. به کمک ERP هنگامی که متصدی خدمات به مشتریان سفارشی سفارشی را دریافت می کند تمام اطلاعات لازم برای تکمیل سفارش (میزان اعتبار مشتری و سابقه سفارشهای او،وضعیت انبار شرکت و زمانبندی حمل و نقل کالاها)را در اختیار دارد. هر یک از سایر کارکنان شرکت نیز همین صفحه نمایش کامپیوتر را مشاهده می کند و به پایگاه داده های واحدی دسترسی دارد که سفارش جدید مشتری در آن قرار دارد. وقتی کار هر قسمت با سفارش به اتمام رسید ، توسط ERP ، به صورت خودکار به بخش بعدی هدایت می شود.
برای فهمیدن این که در یک لحظه سفارش در چه مرحله ای قرار دارد ، تنها کافیست فرد به سیستم ERP متصل شود و سفارش را ردیابی کند. جای خوشوقتی است هنگامی که مشاهده می کنیم سفارش مثل برق سرتاسر سازمان را می پیماید و مشتریان کالای خود را سریعتر و با اشتباهات کمتری نسبت به گذشته دریافت می کنند. ERP همین معجزه را در مورد سایر فرایند های کسب وکار انجام می دهد،مثل پرداخت دستمزد کارکنان و ارایه گزارشهای مالی.
(5_5)دلایل به کارگیری(ERP)
سرمایه‌گذاری رویERP ، معمولاً برای هر سازمانی، به‌نسبت ابعاد آن، سنگین و هنگفت است و غالباً مدیران در سنجش بازگشت این سرمایه‌گذاری دچار اشتباه میشوند و آن را در قالب کمی وپولی جستجو میکنند. حال آنکه یکERP اگر به‌خوبی پیاده شود و سیستمهای اجرایی را اصلاح و فرهنگ سازمان را متحول کند، با تسهیل و سرعت‌دهی به کلیه فعالیتهای یک موسسه و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در بین آنها، بازگشت سرمایه مطلوبی در برخواهد داشت.
سه دلیل عمده برای به کار گیری ERP در شرکتها وجود دارد:
1- یکپارچه‌سازی دادهها:
به‌عنوان مثال، هنگامی که مدیر ارشد اجرایی(CEO) شرکت تلاش می‌کند تا عملکرد کلی سازمان را درک کند، روایتهای مختلفی از دادهها و حقایق مالی را می‌یابد. بخش مالی، عایدی را با اعداد خاص خود بیان می‌کند، واحد فروش روایت دیگری دارد و هر واحد دیگر نیز ممکن است به شیوه خود منابع مالی و یا عایدیها را بسنجدERP . یک نسخه منحصربه‌فرد از داده‌های مالی ایجاد می‌کند که نمی‌تواند مورد اشکال قرار گیرد؛ چرا که همه از یک سیستم مشترک استفاده میکنند.
2- استانداردکردن فرایندهای تولیدی:
سازمانهای تولیدی – به‌ویژه آنهایی که قصد ادغام و یا خرید شرکتهای جدید را دارند و یا دامنه فعالیتهایشان وسیع است – معمولاً در می‌یابند که واحدهای تجاری مختلف سازمان، کارهای مشابه و وابسته‌ای را بااستفاده از روشها و سیستمهای کامپیوتری و یا حتی دستی متفاوت انجام می‌دهند.
استانداردکردن این فرایندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری منفرد و یکپارچه، سبب صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری میگردد.
3- استانداردکردن اطلاعات منابع انسانیERP :
به مدیریت منابع انسانی یک موسسه – به‌ویژه در سازمانهایی با واحدهای تجاری گوناگون – کمک می‌کند تا از روشی یگانه برای پیگیری کار و وقت کارکنان و ارائه حقوق و دستمزد و خدمات به آنان استفاده کنند.
ERP (5_6) و رضایت کاربران
برای شرکتها حیاتی است قبل از اینکه هزینه ای را بپردازند و پیاده سازی نرم افزار را آغاز کنند، بررسی کنند آیا یک بسته استاندارد نرم افزار ERP با روش کاری آنها سازگار است یا نه. رایج ترین دلیل شرکتها برای اجتناب از پروژه های چند میلیون دلاری ERPاین است که مشاهده می کنند نرم افزار یکی از فرایند های مهم کاری آنها را پشتیبانی نمی کند. در این شرایط آنها دو راه پیش رو دارند: یا فرایند مزبور را تغییر دهند تا با نرم افزار سازگارشود، که معنیٍ آن تغییرات بنیادی در روش سنتی کاراست ( که معمولاً مزایای رقابتی در پی خواهد داشت) و تغییرات مهمی را در نقشها و مسوولیتهای افراد بدنبال دارد (شرکتهای معدودی به این امر تمایل دارند). و یا این که نرم افزار را تغییر دهند، که باعث کاهش سرعت پروژه می شود، ایرادهایی در سیستم بوجود می آورد و ارتقای سیستم را در آینده برای سازندگان نرم افزاردشوار می کند، چرا که تغییرات اعمال شده می بایست بررسی و برای نسخه جدید باز نویسی شوند.
نیاز به گفتن نیست که پیاده سازی ERP پروژه ای نفس گیر است و هزینه ها آنقدر هستند که خونسرد ترین مدیران را کمی عصبی کنند. علاوه بر هزینه نرم افزار ، مجریان مالی می بایست برای پرداخت هزینه های مشاوره، بازنویسی فرایند ها و آزمایش سیستم و به همین ترتیب فهرستی طولانی از مخارجی که باید قبل از مشاهده منافع پروژه انجام شود ، برنامه ریزی کنند. عدم صرف هزینه برای آموزش دادن شیوه جدید کاری افراد می تواند ضربه شدیدی به شرکت وارد کند. غفلت دراختصاص بودجه و طرحریزی مراحل می تواند هزینه های ERP را بشدت بالا ببرد ؛ با سرعتی که در هیچ یک از دیگر پروژه های پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی دیده نمی شود. با این همه ، اکثر کسانی که توانسته اند ERP را پیاده کنند، از عملکرد آن راضی اند.(شکل5_1)
(شکل5_1)
فصل ششم
(1_6)یک پروژه ERP چقدر زمان می برد؟
شرکتهایی که ERP را به کار می گیرند به سرعت و در زمانی کوتاه نتیجه نخواهند گرفت. مبادا زمانی که فروشندگان نرم افزارERP از مدت زمان متوسطی بین سه تا شش ماه برای اجرا صحبت می کنند، فریب بخورید! این زمان کوتاه ( حقیقتاً شش ماه کوتاه است) برای اجرا، فقط از موارد معدود و ویژه ای برگرفته شده است: یا شرکت کوچک بوده است ،
یا پروژه تنها در سطح محدودی از شرکت پیاده شده است و یا شرکت فقط از بخش مالی ERP استفاده کرده است (در این صورت سیستم ERP چیزی جز یک سیستم حسابداری گرانقیمت نخواهد بود). برای انجام صحیح ERP روش کسب و کار شما باید تغییر کند و روشهایی که کارکنان بر اساس آن عمل می کنند نیز دستخوش دگرگونی می شود. چنین تغییراتی به آسانی صورت نمی پذیرد.مگر اینکه روشهای کسب و کار شما در نهایتٍ مطلوبیت باشد (سفارشها بموقع ارسال می شوند، بهره وری از سایر رقبا بالاتر است، مشتریان کاملاُ رضایت دارند)؛و در این صورت دلیلی حتی برای فکر کردن به ERP وجود ندارد.
این که پروژه چقدر طول می کشد آنقدرها هم مهم نیست که روی آن تمرکز کنید – دگردیسی کامل شرکت توسط ERP بطور میانگین چیزی بین یک تا سه سال طول می کشد- مهم تر آن است که بفهمید که چرا به این سیستم نیاز دارید و چگونه کسب و کار شما را بهبود خواهد بخشید.